La Comisión Técnica de Innovación se reunió para analizar el uso de la Inteligencia Artificial (IA) en el día a día de las empresas. Se presentaron 17 casos de uso en 3 empresas :

• Gestión de facturas. La empresa ya había automatizado algunos temas con Power Automate, que va bien con datos estructurados, pero en un pdf no estructurado no era posible automatizar. Con Gemini reciben los pdf en un correo, un sistema los lee, identifica el proveedor, hace un match con las líneas del ERP y actualiza automáticamente el ERP si todo está bien. Si no, envía un resumen con las dificultades (por ejemplo, discrepancias de precios, fechas de entrega lejanas). Al final se liberan horas de los equipos. Otra empresa comenta que ha tenido problemas con los pdf para hacer una cosa similar con Chat GPT. Se aporta como solución adaptar el prompt según el proveedor
• Informes de vendedores. El vendedor hace un resumen oral de la reunión, la IA (Gemini) transcribe el audio, analiza el contenido, identifica temas, tareas, sentimientos y estructura información. Finalmente se genera un informe completo y detallado, listo para ser revisado, compartido y almacenado en el CRM. Añade un resumen ejecutivo de todas las visitas con el cliente. En el debate se comenta que están valorando hacer la grabación con el cliente durante la reunión (por ahora no se hace por coste, y posible reticencia del cliente). Se indica que, aunque sea legal, es básico avisar por un tema de generación de confianza
• Proyecto de análisis de las compras, que mejora todo el proceso. Se debate sobre sustituir a la persona por un agente, especialmente en productos que son commodities, de rotación, no tanto en productos tecnológicos. Sería una mejora para casos dinámicos, de estocs dinámicos
• Buscador de clientes potenciales y personas (con ai, la parte de websets), busca personas de potenciales clientes. No es una base de datos, lo que hace es convertir la web en una base de datos. Con un prompt con unos criterios, incorporando las columnas deseadas. Te busca en la web y te ordena por los criterios que coinciden. Cobran por resultados.
• Base de datos de clientes, con Google Sheets o Excel con Copilot, pidiéndole lo que quieras (con el prompt y la celda o el rango de celdas)
• Presentaciones y caracterizaciones de clientes: con Notebooklm, se hacen presentaciones, mapas mentales de procesos, presentaciones por voz. Permite conocer un cliente. Ayuda a formar a los comerciales en productos más técnicos.
• Informes técnicos remotos de los instaladores para las puestas en marcha de las máquinas. Informe por voz por whasapp, para generar un informe vía IA. Se va dando un guion. Hace meses que se lleva haciendo y van mejorando. Obtienen un informe básico diario de cómo está la máquina en casa del cliente
• Integración en el ERP: autocompletado avanzado del producto con una integración con una API en Chat GPT, incluyendo traducciones para poder hacer ofertas en diversos idiomas
• Generación de textos descriptivos extrayendo información de diversas fuentes, centralizándola, procesándola, y poniéndola a disposición de diversos perfiles de usuarios
• Creación de bases de datos de conocimiento, ayudando a complementar fuentes de información: bases de datos de flujos de visitantes a través de flujos de datos de las empresas de telecomunicaciones. Problema con el coste de los datos. Hay que buscar el equilibrio
• Rediseño de un buscador de documentación utilizando lenguaje natural y una visualización muy intuitiva. Permite acelerar la búsqueda del documento
• Creación de un agente que provee información técnica de los manuales de usuario a los usuarios de una máquina
• Modelización y optimización de flujo de visitantes para optimizar el aforo de una sala de espectáculos
• Automatización de gestión de e-mails con notas de prensa para redirigirlo a la persona encargada de cada ámbito
• Espacio de datos noticias para ver posibles contradicciones de declaraciones públicas en una agencia de noticias
• Proyecto de gobierno del dato: definir políticas internas dentro de una compañía de 3000 empleados, incluyendo responsables, estrategias y protocolos de actuación para que la información sirva para el negocio de la empresa
• Proyecto de IA confiable, usar la IA para que la empresa sea más segura (ciberseguridad). Proyecto para analizar la calidad de la información, ver el sesgo y ver qué información es realmente confiable, además de un análisis ético, legal y de la privacidad de la compañía

Por otra parte, durante la sesión se plantearon modelos organizativos en las empresas para el impulso del uso de la IA:

• En una de las empresas, el responsable es un especialista en IT actúa como consultor de innovación, y se encarga de desarrollar los proyectos con las diferentes áreas, que también son apoyadas por una persona con el cargo de business controller
• En otra de las empresas, el director de operaciones de IT está en el consejo de administración, lo que le permite entender las decisiones de éste y los riesgos, conociendo las estrategias y objetivos de la empresa antes de aplicar las soluciones tecnológicas. Conociendo los temas de negocio, estrategia, procesos y sistema están alineados. Esto permite adaptar los sistemas a la organización y no al contrario. La IA es una herramienta más, que ayuda en todo esto, en 3 niveles:
  • Soporte: hay una persona de soporte a la que le gusta el tema, y que se ha autoformado, que viene de otro departamento. Esta persona da apoyo a toda la organización. Se está dando licencias a todo el mundo para que saquen el máximo provecho de la IA, además de que se controlen los datos que se meten.
  • Integración con aplicaciones (algunas ya lo llevan integrado), en este caso con el ERP
  • Agentes autónomos: analizando los pasos que se pueden automatizar, y que la IA puede hacer mejor que un humano. Se desarrollan grupos de trabajo en la empresa para mejorar los procesos

Las principales conclusiones de la sesión fueron:

• Actualmente se habla mucho de la IA pero cuesta encontrar aplicaciones concretas en el día a día
• Principalmente la IA ayuda a optimizar recursos de la empresa
• La IA puede ayudar sobre todo en transacciones que repetimos de manera asidua
• Por ahora Gemini tiene un precio más razonable que Chat GPT y da unas prestaciones similares
• Es peligroso casarse con una IA en concreto porque van avanzando muy rápido
• Hay que ser creativo e imaginativo en su uso
• Son herramientas fáciles de usar
• Hay herramientas para productividad personal (redactar correos, por ejemplo), herramientas para mejorar procesos, y herramientas que reinventan procesos, incluso sustituyendo a personas
• Se ve como una oportunidad para la Pyme porque es una tecnología muy económica y accesible, sin necesidad de un gran conocimiento técnico. Además, la Pyme tiene mayor flexibilidad organizativa para introducir cambios
• Los principales retos para la Pyme son:
  • La “ciénaga de datos”: no hay datos o son de mala calidad
  • Procesos mal definidos (hay excepciones en todas partes)
  • Expectativas exageradas en algunos casos de que todo es fácil
  • Es necesaria una inversión en tiempo para prepararlo, con lo que es muy importante identificar los proyectos que se hacen (los que aporten más valor).
• La IA aporta satisfacción al empleado porque puede dedicarse a tareas que sean más creativas y de mayor valor